Salah satu area perubahan dalam Reformasi Birokrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) adalah tata laksana. Penguatan tata laksana sangat penting dalam mewujudkan instansi pemerintahan yang efektif dan efisien. 

Sesuai amanat yang tertuang dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 11 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Kemendikbud serta Permendikbud Nomor 22 Tahun 2015 tentang Rencana Strategis (Renstra) Kemendikbud, untuk mewujudkan visi misi maka Kemendikbud terus berbenah. Hingga kini, Kemendikbud telah melakukan beberapa capaian perubahan pada tata laksana.

Pertama, Kemendikbud berhasil menyusun peta proses bisnis yang telah disahkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 154/P/2018 tentang peta proses bisnis Kemendikbud. Peta proses bisnis Kemendikbud merupakan diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar organisasi di Kemendikbud, untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang mempunyai nilai tambah bagi pemangku kepentingan.

Capaian dalam perubahan tata laksana yang kedua adalah dilakukannya pengendalian atas peta proses bisnis yang telah ada, yaitu dengan menyusun dan mengimplementasikan Prosedur Operasional Standar Administrasi Pemerintahan (POS AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Kemendikbud. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi (KemenPANRB) Nomor 19 Tahun 2018 tentang penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah. Ada lima siklus yang harus dilalui dalam penyusunan POS AP yaitu persiapan, penilaian kebutuhan, pengembangan POS AP, penerapan POS AP, serta monitoring dan evaluasi POS AP.

Kemendikbud telah melewati empat siklus dari penyusunan POS AP, mulai dari persiapan hingga penerapan POS AP. Selanjutnya, ada beberapa tahapan yang dilakukan Kemendikbud pada siklus terakhir yaitu monitoring dan evaluasi POS AP. Tahapan tersebut dilakukan dengan pengumpulan data POS Kemendikbud, penyusunan POS AP generik, sosialisasi peta proses bidang ketatalaksanaan, evaluasi pelaksanaan pelayanan publik, dan penyusunan tata naskah dinas. Setiap tahapan dalam monitoring dan evaluasi POS AP harus dilakukan agar terwujud perubahan tata laksana yang efektif dan efisien.

Layanan Berbasis Elektronik

Selain itu, capaian pada perubahan tata laksana yang telah dilakukan Kemendikbud adalah sistem layanan pemerintah yang berbasis elektronik (e-Government). Sistem ini dikembangkan berdasarkan Undang-Undang (UU) Nomor 25 Tahun 2009 tentang standar pelayanan publik, UU Nomor 14 Tahun 2009 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) dan UU Nomor 11 Tahun 2009 tentang informasi dan transaksi elektronik, sehingga Kemendikbud telah memberdayakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam reformasi layanan.

Dengan bantuan TIK, diharapkan layanan akan menjadi responsif, informatif, mudah diakses, lebih terkoordinasi, terbuka, sederhana, dan efisien. Sistem layanan pemerintah berbasis elektronik di lingkungan Kemendikbud dikategorikan menjadi dua jenis layanan, yaitu layanan untuk internal dan eksternal.
Pada layanan internal, ada 15 bentuk layanan yang telah dikembangkan Kemendikbud, di antaranya aplikasi persuratan elektronik, sistem informasi kepegawaian, sistem kehadiran pegawai, sistem layanan arsip, dan info layanan administrasi kepegawaian. Seluruh bentuk layanan tersebut terintegrasi antara pusat dan daerah, serta dapat digunakan oleh seluruh PNS yang tercatat dalam database pegawai Kemendikbud.

Sedangkan pada layanan eksternal, ada 13 layanan TIK, di antaranya portal Kemendikbud, Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH), Sistem Informasi Penilaian Akreditasi Pendidikan (SISPENA), laman perpustakaan daring, Lab kebinekaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring, dan Data Pokok Pendidikan (Dapodik). Semua layanan eksternal ini dapat diakses oleh masyarakat.

Tata Kelola Layanan Publik

Pada tata kelola layanan publik, Kemendikbud mempunyai satu unit yang melayani seluruh pemangku kepentingan pendidikan dan kebudayaan, yaitu Unit Layanan Terpadu (ULT). Melalui ULT, masyarakat dapat menyelesaikan berbagai urusan pendidikan dan kebudayaan pada satu pintu. Berdiri sejak 9 Maret 2015, hingga kini ULT terus berupaya meningkatkan layanan kepada masyarakat.

Pada tahun 2017, telah dibangun aplikasi konsultasi layanan daring yang bertujuan untuk mempercepat layanan bagi pemangku kepentingan. Selain itu, tahun 2018 telah ditetapkan empat satuan kerja (satker) LPMP sebagai percontohan, yaitu provinsi Jawa Tengah, Jawa Timur, dan Riau.
Bentuk layanan lainnya yang telah dilaksanakan Kemendikbud pada tata kelola layanan publik adalah layanan perpustakaan, layanan publikasi, dan keterbukaan informasi yang telah dikembangkan aplikasi e-PPID melalui android untuk memudahkan pemangku kepentingan mengakses informasi yang diinginkan.

Pada layanan perpustakaan, seluruh pemustaka di Indonesia bisa mengakses dan mengunduh karya cetak ataupun rekam melalui http://repositori. perpustakaan.kemdikbud.go.id. Sedangkan pada layanan publikasi, dalam upaya menyebarluaskan kebijakan pendidikan dan kebudayaan,
Kemendikbud telah membuat aplikasi https:// jendela.kemdikbud.go.id sebagai salah satu media informasi dan komunikasi Kemendikbud kepada pemangku kepentingan secara daring.

Capaian Penghargaan

Beberapa penghargaan juga telah diperoleh Kemendikbud dalam layanan publik, diantaranya pada tahun 2017 mendapatkan peringkat IX Kategori Kementerian dalam Keterbukaan Informasi Publik yang diberikan oleh Komisi Informasi Pusat. Selain itu, dalam kepatuhan pelayanan publik Kemendikbud juga mendapat peringkat 9 dari seluruh Kementerian/Lembaga (K/L). Selanjutnya, dalam meningkatkan layanan pemustaka, saat ini Perpustakaan Kemendikbud telah mendapatkan Akreditasi A dari Perpustakaan Nasional.

Pada layanan informasi melalui media sosial, Kemendikbud juga telah mendapatkan peringkat. Portal Kemendikbud meraih peringkat I antar K/L dan peringkat 47 tingkat nasional, dan untuk pengelolaan media sosial Kemendikbud mendapatkan peringkat 2 terbaik dari Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo). Kemendikbud juga mendapatkan penghargaan Keterbukaan Informasi tahun 2019 dengan kategori Menuju Informatif. Sedangkan untuk majalah JENDELA, pada tahun 2018 mendapatkan Gold Winner dari INMA untuk kategori The Best of e-Magazine Goverment InMa 2018 dan pemenang ke-3 pada ICMA untuk kategori The Best In House Magazine in Goverment Institution. (PRM)